Uma empresa depende de vários fatores para crescer e se manter no mercado. Além de vender bem, ter bons produtos e uma gestão financeira otimizada, é preciso acompanhar indicadores de desempenho para monitorar os resultados.
Também conhecidos como KPIs, os indicadores funcionam como um termômetro para indicar se as metas estão sendo atingidas ou se algo precisa ser corrigido a tempo, para alcançar os objetivos do negócio.
Ao pesquisar sobre indicadores de desempenho, você vai encontrar diversas opções de métricas para acompanhar. Então como saber o que deve ser observado no seu negócio? Vamos falar sobre isso e muito mais neste artigo. Fique plugado até o final!
O que são indicadores de desempenho (KPIs)?
Antes de pensar em quais KPIs (Key Performance Indicators) acompanhar, precisamos entender seu conceito. Os indicadores de desempenho são um conjunto de métricas usado para medir a performance de determinada área da empresa em certo período.
A partir de ações, projetos e resultados, os indicadores mostram se a empresa está no caminho correto, orientando as decisões a serem tomadas. Isso porque os KPIs devem ser fáceis de medir, verificar e entender, dentro do contexto da gestão do negócio.
Por exemplo, um indicador muito comum de ser acompanhado é a lucratividade, que mostra quanto a empresa efetivamente ganha, a partir de todo o resultado gerado. Neste caso, é fácil calcular o KPI, o conceito é claro e a medição traz resultados concretos para o negócio.
Por isso, nem todo dado gerado é considerado um indicador de desempenho, porque pode não ser relevante para a companhia, seu cálculo não é objetivo nem agrega novas ideias e ações para a estratégia de negócios.
Apesar disso, é recomendável que empresas de todos os portes e segmentos dediquem tempo para identificar e separar os KPIs a serem monitorados na sua gestão, pois sem dados, a empresa fica “à deriva”, sem uma direção certa para onde se deve seguir,
Afinal, se você não sabe a real situação do seu negócio, dificilmente conseguirá gerar ações objetivas e eficientes, que ajudem a atingir os objetivos propostos. Hoje em dia, é fundamental tomar decisões baseadas em dados, para se ter mais segurança e assertividade nos resultados posteriores.
Tipos de indicadores de desempenho
Existem centenas de tipos de indicadores de desempenho e você precisa conhecer os principais para avaliar quais são mais relevantes para seu negócio neste momento. Lembre-se que existem outras opções que não comentamos aqui, trouxemos apenas alguns exemplos para você entender o que faz sentido para a empresa.
Logo mais, vamos tratar dos erros mais comuns cometidos pelos empreendedores sobre este assunto e como você pode escolher os melhores KPIs.
Indicadores financeiros
Por melhor que seja seu produto, sem uma boa gestão financeira, o negócio dificilmente se manterá ativo por muito tempo. Por isso, é essencial acompanhar alguns indicadores financeiros no dia a dia.
Lucratividade: indica a capacidade da empresa de gerar lucro, ou seja, quanto fica em caixa após o pagamento dos custos e despesas. É uma forma de acompanhar a margem de lucro líquido, entendendo quanto a companhia efetivamente ganhou, comparado a tudo o que recebeu (vendas).
Rentabilidade: é o indicador sobre os rendimentos obtidos após certos investimentos. Neste caso, é o percentual de retorno gerado a partir de determinado investimento realizado. Quanto maior esse KPI, mais atraente a empresa é aos olhos do mercado.
ROI: é similar ao indicador anterior, mas o Retorno sobre o Investimento aponta o ganho obtido sobre determinado investimento realizado. Enquanto a rentabilidade é mais ampla, o ROI trata de uma aplicação específica.
Ticket médio: indica o valor médio de cada venda em certo período. Para calculá-lo, basta dividir o faturamento pelo total de vendas. Com base neste número, ações podem ser criadas para aumentar o indicador ou ajudar na retenção dos clientes.
Indicadores operacionais
Estes KPIs mostram como estão, de fato, as operações da empresa em um curto período. É uma maneira de entender se o que foi programado está de fato sendo executado e qual o grau de excelência de cada ação. É importante para avaliar negócios de todos os segmentos.
Produtividade: mede a relação entre as entregas realizadas e os recursos disponíveis para isso, sem perder a qualidade. Por exemplo, na indústria é possível calcular o indicador considerando a quantidade de peças produzidas por um colaborador por dia. Em empresas de serviços, o equivalente seria o total de reuniões ou clientes atendidos pelo funcionário.
Giro de estoque: para negócios que comercializam produtos físicos, ter o controle do estoque e o que entra e sai dele é muito importante. Com isso, você descobre quais itens possuem maior saída e quais ficam parados por mais tempo armazenados. A partir desses dados, estratégias podem ser tomadas para potencializar os resultados com cada produto.
Qualidade: este indicador é auto-explicativo, pois mostra se os produtos ou serviços oferecidos estão de acordo com os níveis de qualidade esperados. O KPI pode ser medido através de auditorias, processos internos e até feedback de clientes. É essencial monitorá-lo, porque está relacionado à satisfação dos consumidores e redução de refação de trabalho, o que pode impactar em outras áreas de negócio.
Indicadores estratégicos
Os KPIs desta categoria apontam se a empresa está no caminho esperado ou se alguma ação precisa de ajuste para gerar os resultados planejados. A partir das metas estabelecidas, seu atingimento é medido com o apoio destes indicadores.
Market share: a participação no mercado mede a quantidade de clientes que a empresa possui em relação aos seus concorrentes. Pode ser medido com o número de vendas que a companhia possui com base no total de vendas do mercado para aquele segmento.
Taxa de conversão: aponta a eficácia das campanhas e ações de marketing e vendas para gerar novos clientes. Por exemplo, se foram gerados 500 leads ao longo do mês e 50 se tornaram clientes, a taxa de conversão é de 10%. Cada empresa precisa avaliar se o KPI está de acordo com o esperado para o segmento e como pode melhorar este número, trazendo mais consumidores para o negócio.
LTV: o Life Time Value indica o lucro gerado por um cliente durante o período em que ele se relaciona com a empresa. Acompanhar esse KPI ajuda a desenvolver estratégias para reter o cliente por mais tempo e tornar as compras recorrentes.
CAC: o Custo de Aquisição de Cliente aponta o valor investido em marketing e vendas necessário para conquistar um novo cliente. Um CAC muito alto pode levantar sinais de alerta para a empresa, que deve avaliar se a estratégia utilizada é a mais indicada para atrair consumidores.
Churn rate: é normal que clientes cancelem produtos e serviços, mas é preciso acompanhar se essa taxa não está muito acima do esperado. O churn rate mede exatamente isso: a quantidade de consumidores cancelados em certo período, indicando se a empresa está atendendo suas necessidades ou se algo precisa ser feito para corrigir este valor, que normalmente impacta nas finanças.
Indicadores de RH
Quando pensamos em empresas com colaboradores, é preciso acompanhar indicadores relacionados à gestão de pessoas. Afinal, as despesas desta área podem representar o maior custo da empresa, então tudo deve ser bem avaliado.
Turnover: indica a quantidade de colaboradores que entraram e saíram da empresa em certo período. Essa avaliação mostra a capacidade de retenção de talentos, se o processo de recrutamento é eficiente e como está o onboarding da companhia.
Absenteísmo: mede a quantidade de ausências dos colaboradores (em dias ou horas), seja de forma justificada ou não. Esse indicador ajuda a prever o tempo que a empresa ficará sem colaboradores e entender o impacto financeiro e nas atividades destas ausências.
Clima organizacional: através de pesquisa de satisfação (como o NPS), o indicador aponta a percepção que os colaboradores têm sobre a empresa. Um bom clima pode aumentar o engajamento, produtividade e resultados dos funcionários, além de ajudar na redução do turnover – e os custos envolvidos neste processo.
Como escolher os melhores indicadores de desempenho
Já comentamos que existem diversos tipos de indicadores, mas não é saudável tentar acompanhar tudo ao mesmo tempo. Cada KPI deve ser escolhido pensando na relação com as estratégias da empresa, de forma a apoiar seu crescimento e ajudar no atingimento de metas e objetivos.
Por isso, primeiro analise a situação atual do seu negócio e entenda quais são os pontos que mais exigem atenção. O que precisa ser acompanhado que trará mais resultados a médio e longo prazo?
A resposta para esses questionamentos dará um norte sobre os principais indicadores a serem monitorados. Procure cuidar também com a quantidade de KPIs escolhidos, para que seja viável acompanhar todos com qualidade.
Não existe um número certo de indicadores que devem ser analisados, mas normalmente empresas maiores precisam de mais acompanhamento, enquanto negócios menores podem focar em poucos KPIs, que já atenderão sua demanda.
Com os indicadores escolhidos, é hora de colocar metas claras e alcançáveis para cada um, de modo que esses números sejam atingidos no dia a dia da empresa. Por exemplo, se a taxa de churn está em 10%, uma meta possível pode ser reduzi-la para 8% ao longo do próximo semestre.
Por fim, coloque responsáveis por cada KPI, que deverão monitorá-lo e estabelecer as ações necessárias para corrigir a rota, até que as metas sejam alcançadas. Defina a frequência que cada indicador deve ser acompanhado e como os números serão levantados.
Pense também em como monitorar os dados, considerando ferramentas e sistemas. Existem opções próprias para esse fim, basta pesquisar o que faz mais sentido para sua empresa. Embora essa parte seja bem importante, não dificulte o processo colocando muitas etapas e atividades, às vezes uma planilha bem montada pode ser o suficiente.
Metodologia SMART
A metodologia SMART é bem conhecida no meio empresarial e se aplica perfeitamente aos indicadores de desempenho. Cada letra representa um atributo que uma meta (ou, neste caso, indicador) deve ter:
S – Específica: o KPI precisa ser bem definido, para que as ações sejam realizadas para alcançá-lo. Por exemplo, “aumentar as vendas” não é um indicador, mas “aumentar em 20% as vendas no semestre é. Um bom KPI deve ser palpável e claro para todos os envolvidos.
M – Mensurável: cada indicador precisa ser medido de alguma forma, de preferência de maneira simples e objetiva. Dizer apenas que se deseja aumentar a satisfação dos clientes não é um KPI, mas determinar um NPS de 7, é. Isso porque você tem meios quantificáveis para determinar essa satisfação.
A – Alcançável: de nada adianta ter um indicador específico e mensurável, se não for possível atingi-lo. Digamos que sua empresa fature R$50.000/mês, não é interessante colocar como meta um faturamento mensal de R$500.000 no prazo de apenas 3 meses. Indicadores realistas e desafiadores trazem maior engajamento para todos os envolvidos.
R – Relevante: outro aspecto a avaliar é a relevância do KPI para o negócio. Como já comentamos, de nada adianta colocar muitos indicadores que não fazem sentido para a empresa. Por exemplo, se você comercializa apenas um produto ou serviço, com valor fixo, não faz sentido colocar como indicador o ticket médio, pois você já sabe quanto cada cliente paga para você.
T – Temporal: coloque prazo para o atingimento das metas, para que elas não se percam entre vários processos e ações no dia a dia. Cada indicador precisa ter projetos atrelados a ele, para garantir que serão alcançados e o prazo é fundamental para contribuir com esse desenvolvimento.
Benefícios em acompanhar indicadores
Pelo que já comentamos até agora, você percebeu a importância dos indicadores de desempenho para os negócios, independentemente do porte ou segmento, certo? Mas quais são as vantagens em acompanhar os KPIs no dia a dia?
Tomada de decisão baseada em dados
Talvez um dos pontos mais importantes a destacar seja o fato de que as decisões deixam de ser tomadas com base em achismos e passam a ter os dados para dar respaldo.
Assim, você reduz a chance de definir algo e dar errado, porque sabe qual é a real situação da empresa e entende qual a capacidade de corrigir a rota e chegar ao objetivo esperado.
Por exemplo, você não altera um processo de onboarding do cliente apenas porque acredita que deve ser diferente, mas analisa o churn rate e entende o que pode ser melhorado ali para reduzir este indicador e aumentar a retenção na sua carteira.
Monitoramento contínuo do progresso em direção às metas
Sem indicadores e metas, a empresa passa a agir de qualquer maneira, sem saber ao certo para onde vai. Os KPIs orientam as ações a serem tomadas, de modo a priorizar as atividades para chegar aos objetivos.
Desta forma, você entende o que é mais importante naquele momento e o que pode esperar, considerando o que trará mais resultados para o que a empresa precisa. Também passa a acompanhar mais de perto a performance dos negócios e já tem um entendimento maior sobre sua real situação.
Identificação de problemas e oportunidades rapidamente
Quando se tem um acompanhamento efetivo dos indicadores, é muito mais fácil identificar quando algum problema ocorre. Por exemplo, ao monitorar o CAC, você pode agir rapidamente caso o valor suba muito em pouco tempo.
Por outro lado, oportunidades podem ser aproveitadas, porque você sabe se aquilo faz sentido para a empresa e se tem condições de investir em um projeto ou empreendimento naquele momento.
Erros mais comuns ao trabalhar com indicadores
Mesmo gestores mais experientes podem ter dificuldade em lidar com os KPIs, em especial quando a empresa está em processo de mudança ou expansão. Nestes casos, pode haver o desejo de monitorar muitas coisas ao mesmo tempo – e esse é o primeiro erro.
Não é saudável acompanhar vários indicadores de uma única vez, porque alguns apenas darão trabalho para levantar os dados, mas não gerarão ações efetivas para a empresa. O mesmo acontece com KPIs irrelevantes, já que consomem tempo de monitoramento, sem trazer benefícios reais para a gestão.
Outro erro comum é medir as tarefas ao invés dos resultados. É claro que os resultados são construídos através de projetos e atividades, mas apenas acompanhar quantas tarefas foram feitas não garante o progresso dos negócios.
Por isso, foque em entender o impacto de cada atividade na empresa e monitore o progresso dos indicadores ao longo do tempo. Ver o desenvolvimento da empresa poderá até motivar os colaboradores a executar suas funções com mais dedicação.
Falando no seu time, não deixe de comunicar a equipe sobre os KPIs, tanto o que é esperado atingir quanto o papel de cada um neste processo. A clareza nas informações é fundamental para que todos contribuam para o crescimento dos negócios.
E, por fim, um erro que também acontece bastante é não revisar ou ajustar os KPIs com frequência. Por melhor que o planejamento estratégico tenha sido desenhado, com o passar do tempo é normal que alguns ajustes precisem ser realizados.
Deixar de fazer essa atividade pode deixar os indicadores defasados quanto à situação do negócio e mascarar o real momento da empresa.
Como monitorar os indicadores de desempenho
Existem algumas maneiras para acompanhar seus KPIs, o importante é descobrir o que faz sentido para seu negócio e que facilite seu dia a dia. Por exemplo, organizar tudo em planilhas e fazer a atualização manual é uma opção para negócios que estão começando.
É preciso ter mais atenção para não inserir algum dado errado, mas é uma forma rápida, simples e barata de acompanhar os indicadores.
Para quem já possui sistemas de gestão, a maioria conta com seções específicas para indicadores, incluindo gráficos e dashboards. Assim, a coleta e análise dos dados fica automática, trazendo um ganho de tempo considerável para a empresa.
Para ter um acompanhamento mais próximo dos indicadores, você pode configurar seu ERP ou outro sistema de gestão para enviar para seu Whatsapp um relatório com os principais pontos a serem avaliados.
O Whatsapp também pode ser um aliado para recuperar KPIs ou para integrar suas estratégias operacionais. Por ser uma ferramenta que a maior parte dos brasileiros usa, você pode incluir nos processos de venda, onboarding e atendimento, melhorando a experiência do usuário.
Acompanhe o crescimento do seu negócio
Os indicadores de desempenho são essenciais para empresas que querem crescer e se estabelecer no mercado, pois indicam o caminho a ser seguido e orientam as melhores ações a serem tomadas.
Hoje, com o avanço da tecnologia, é possível contar com ferramentas que auxiliem tanto na coleta de dados quanto na análise das informações. O importante é escolher o que mais irá contribuir com sua estratégia no médio e longo prazo.
Qualquer que seja a ferramenta escolhida, lembre sempre que os indicadores de desempenho ajudam na tomada de decisão e devem ser levados em consideração antes de agir de qualquer maneira na empresa.
Além de sistemas de gestão, conte com plataformas que apoiem o atingimento das metas, como diversificação de canais de vendas, CRMs e não esqueça de contar com o Whatsapp para integrar todas essas ações.A PlugLead é uma plataforma que automatiza a comunicação via Whatsapp e possui integração com mais de 40 plataformas, contribuindo para facilitar seu dia a dia e gerar resultados ainda melhores. Conheça nosso sistema e invista no futuro do seu negócio.
